Эффективность крупных компаний и организаций во многом зависит от уровня оптимальности построенных бизнес-процессов. В Банке Развития Казахстана (БРК, дочерняя структура Холдинга «Байтерек») полностью модернизировали внутреннее информационное пространство и IT инфраструктуру. Курс на внедрение lean management-а, или методики бережливого производства, взяли еще в 2019 году для того, чтобы повысить производительность, при этом экономя затраты времени и ресурсов. Сегодня виден результат – заседание Совета директоров БРК впервые прошло в системе BPM Simbase. По словам представителей Банка, планировать заседания и совещания, рассылать материалы, а также фиксировать результаты голосований, протоколы решений и другие вытекающие документы стало намного легче, поскольку в системе они формируются автоматически, позволяя членам коллегиальных органов сосредоточиться на главном.
Автоматизированная система позволяет участникам одновременно получать материалы к рассмотрению на русском и английском языках, знакомиться с размещенными по повестке дня заседаний материалами, а также, при наличии вопросов, сразу же прописывать их инициатору, делать запрос на дополнительную информацию или направлять представленный пакет документов на доработку. Более того, такая система автоматизации позволяет в режиме реального времени голосовать по повестке, после чего программа, распознав электронную цифровую подпись (ЭЦП) каждого участника, включая нерезидентов Республики Казахстан, автоматически формирует выписку решения из протокола заседания и направляет ее инициатору вопроса с QR-кодом, приложениями к решению. Такая функция является большим преимуществом в первую очередь для инициатора вопроса, так как дает возможность оперативно получать выписку из решения протокола для дальнейших мероприятий.
«Внедрение системы BPM Simbase - отличное начинание. БРК с энтузиазмом движется к своей цели оптимизации бизнес-процессов с помощью цифровизации и IT технологий, я полностью поддерживаю такой шаг. Система позволяет проводить голосование в режиме реального времени, возможность комментировать пункты повестки дня позволяет эффективно вовлекать всех участников. Что касается получения ЭЦП, то она необходима для проверки легитимности подписанта, а также для оптимизации времени и эффективности», подчеркнула независимый директор БРК Марсия Фавале.
Внедрение автоматизированной процессной системы позволяет обеспечить мониторинг всех внутрикорпоративных процессов, измерить показатели качества работы и предоставления информации, а также достичь организационной гибкости организации.
«Возможности данной автоматизированной программы впечатляют, работать удобно и абсолютно безопасно, так как все одобрения, согласования, голосование, утверждения производятся только владельцем ЭЦП и после завершения процесса подписания программа не позволяет применить корректировки к тексту каких-либо документов, замену материалов/приложений», отмечает Корпоративный секретарь БРК Айман Касенова.
Обеспечение комплексной безопасности данных, не ограничивающееся исключительно шифрованием, разграничением доступа и многофакторной аутентификацией стало главным критерием при выборе системы управления бизнес-процессом для Банка Развития, того требует специфика организации. БРК – один из крупнейших финансовых институтов развития, обеспечивающий достаточное финансирование крупных инфраструктурных и индустриальных проектов для частного сектора и Правительства республики. Среди клиентов Банка крупные индустриальные и инфраструктурные гиганты в различных сферах экономики, от машиностроения до пищевой промышленности.
«Оценка эффекта от новых систем, в первую очередь, должна учитывать реализацию системы внутреннего контроля без вмешательства человеческого фактора ну и конечно же количество сэкономленного времени, полученное в результате ее внедрения, так как автоматизация призвана оптимизировать процессы и выполнять часть работы за людей. Использование системы BPM Simbase в работе Совета директоров – важный шаг и инструмент, нацеленный на улучшение качества работы надзорного органа Банка. Автоматизация позволяет его членам и независимым директорам иметь постоянный доступ к документам, контактам, событиям, принятым решениям и мониторингу исполнения поручений - вся история взаимодействия и статистика выполнения задач не теряются и доступны в любое время», поделился Председатель Правления БРК Абай Саркулов.
Процесс внедрения новой системы автоматизированных взаимодействий стал возможным благодаря комплексной IT модернизации Банка, которую БРК начал еще в начале 2019 году. Сейчас, по итогу 2 лет, информационная трансформация позволила качественно перестроить бизнес-процессы организации: все сотрудники получили ЭЦП, внутренняя работа осуществляется в формате paper-free, клиентский сервис и процесс рассмотрения проектов автоматизирован, разработана собственная CRM-система. Более того, по инициативе БРК Министерством культуры МЦриап сейчас рассматривается возможность внесения изменений в законодательные акты, в частности в Архивную деятельность (Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года, №263 и Перечень основных документов, подлежащих хранению, и сроков их хранения в банках второго уровня, утвержденным постановлением правления Национального Банка Республики Казахстан от 29 февраля 2016 года, №66), с целью возможности перевода бумажного документооборота коллегиальных органов юридических лиц в том числе и в электронный формат, что значительно сократит административные издержки и сроки принятия решений юридическими лицами. По словам руководителей Банка Развития, во многом такой переход стал возможным благодаря поддержке материнской компании – Холдинга «Байтерек».
«Банк Развития Казахстана – первая и единственная на данный момент дочерняя организация Холдинга, запустившая процесс автоматизации коллегиальных органов, и активно внедряющая современные IT технологии в повседневную работу. Можно сказать, что сейчас это стало своего рода базовой необходимостью, и мы рады, что БРК, будучи локомотивом национальной экономики, идет в ногу со временем и требованиями рынка», подчеркнул Председатель Совета директоров АО «БРК», Председатель Правления АО «НУХ «Байтерек» Айдар Арифханов.
Помимо широких возможностей, безопасности и оперативности автоматизации работы Совета директоров и его Комитетов, система позволяет существенно экономить средства Банка, ранее предназначавшиеся для расходов коллегиальных органов. По словам представителей БРК, у данной системы автоматизации большой потенциал и в будущем планируется отрабатывать дальнейшее улучшение программ для того, чтобы синхронизировать информационные системы с потенциальными Заявителями, Заемщиками и иными контрагентами.
